contoh dokumen humas

Perpustakaan Universitas Indonesia >> UI - Tesis S2

Peran Humas PT. Merpati Nusantara Airlines dalam MenjalankanMedia Relations (Studi Kasus Humas dalam Menghadapi Krisis) 

Agus Soedjono 

Deskripsi Dokumen:http://www.digilib.ui.ac.id/opac/themes/libri2/detail.jsp?id=78971

 ------------------------------------------------------------------------------------------

Abstrak  Hubungan dengan media (Media Relations) adalah salah satu aspek dari kegiatan lembaga HubunganMasyarakat (humas) yang cukup penting dan strategis. Dikatakan demikian, karena media (diwakili olehwartawan) sebagai mitra kerja humas memiliki fungsi penyampai informasi, mendidik dan membentuk opinipublik melalui surat kabar atau majalah. Posisi media itu menjadi semakin penting bila respon publik dapatditerima dan dikomunikasikan kembali melalui media tersebut.Namun, pada prakteknya, untuk mencapai sebuah hubungan kerja yang baik antara humas dengan mediatidak semudah yang dibayangkan. Meskipun juga disadari adanya kesalingtergantungan hubungan kerjaantara humas dengan media, tetapi tak jarang timbul kesalahpahaman dan koflik di antaranya. Konflik itumenjadi semakin hebat, bila humas tertimpa oleh suatu krisis citra perusahaan.Dilatari oleh kondisi tersebutlah, penulis mencoba mengkaji aspek hubungan dengan media sebagai salahsatu fungsi humas, dengan mengambil kasus Humas PT. Merpati Nusantara Airlines, dengan kajian lebihmendalam di saat Humas Merpati menghadapi krisis citra perusahaan. Contoh krisis yang diniaksud adalahketika Merpati menghadapi musibah kecelakaan pesawat dan ketika adanya pergantian direktur utamabeberapa waktu silam.'Hasil penggalian data melalui wawancara mendalam terhadap pejabat Humas Merpati dan lima wartawan -4 surat kabar nasional (KOMPAS, Republika, Media Indonesia, Suara Karya) dan 1 majalah Gatra - besertaobservasi hubungan media secara langsung, dapat diperoleh gambaran sebagai berikut :1. Meskipun kedudukan Humas Merpati telah berada pada posisi yang cukup ideal dan strategis di dalamtubuh organisasi perusahaannya, namun ternyata kehadirannya di dalam sistem perusahaan kurang banyak berperan. Hal ini lebih banyak disebabkan oleh adanya konflik personal yang sangat mempengaruhihubungan kerja, baik itu konflik dari luar (Departemen Perhubungan) maupun dari dalam (Manajemen).2. Hubungan media yang dilakukan oleh Humas Merpati telah berjalan cukup baik. Namun, terlalu baiknyahubungan tersebut -- baik formal maupun informal - nampaknya Humas Merpati "memanfaatkan" hubungantersebut dalam mempengaruhi media untuk urusan pemuatan berita.3. Hubungan media di saat krisis, Humas Merpati belum menampakkan perannya dalam memberikaninformasi kepada media massa. Dalam hal ini, Humas Merpati lebih berkonsentrasi kepada kegiatan yangbersifat internal, seperti protokoler penyelenggaraan acaranya.

jenis media humas

Jenis Media Humas

1. Media pers (press)

Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar di masyarakat secara umum, baik yang berskala regional maupun nasional atau bahkan internasional, koran-koran gratis, majalah-majalah, yang diterbitkan secara umum maupun hanya dalam jumlah terbatas untuk kalangan tertentu; buku-buku petunjuk khusus; buku-buku tahunan dan laporan-laporan tahunan dari berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.

2. Audio-visual

Media ini terdiri dari slide dan kaset video, film-film dokumenter.

3. Radio

Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang berskala lokal, nasional hingga internasional baik yang dipancarkan secara luas maupun yang dikemas secara khusus.

4. Televisi

Televisi sebagai media PR tidak hanya televisi nasional atau regional tapi juga televisi internasional, termasuk pula sistem-sistem teletex.

5. Pameran (exhibition)

6. Bahan-bahan cetakan (printed material)

Yakni berbagai macam bahan cetakan yang bersifat mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai bentuk guna mencapai tujuan humas tertentu.

7. Penerbitan buku khusus (sponsored books)

Isi buku ini bisa bermacam-macam, misalnya saja mengenai seluk-beluk organisasi, petunjuk lengkap mengenai cara penggunaan produk-produknya atau bisa juga mengenai keterangan tentang berbagai aspek yang berkenaan dengan produk atau organisasi itu sendiri.

8. Surat langsung (direct mail)

Surat PR seperti ini tidak saja ditujukan kepada tokoh atau pribadi-pribadi tertentu saja, tetapi juga kepada berbagai macam lembaga yang sekiranya relevan, atau untuk dipajang di tempat-tempat umum.

9. Pesan-pesan lisan (spoken words)

Penyampaian pesan PR juga bisa dilakukan melalui komunikasi langsung atau tatap muka.

10. Pemberian sponsor (sponsorship)

Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan PRnya melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa universitas, sumbangan amal, dan sebagainya. Kegiatan penyediaan sponsor ini juga sering dilakukan dalam rangka melancarkan suatu iklan atau mendukung usaha-usaha pemasaran.

11. Jurnal organisasi (house jurnals)

Suatu bentuk terbitan dari sebuah perusahaan atau organisasi yang sengaja dibuat dalam rangka mengadakan komunikasi dengan khalayaknya.

12. Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporate identity)

Bentuknya bisa bermacam-macam, tergantung pada bentuk dan karakter organisasinya. Ciri khas organisasi atau identitas perusahaan ini sengaja diciptakan untuk mengingatkan khalayak atas keberadaan dari organisasi yang bersangkutan.

13. Bentuk-bentuk media humas lainnya

Misalnya banyak perusahaan sengaja menyisipkan pesan-pesan sosial pada kemasan produknya agar khalayak mengetahui bahwa mereka bukanlah binatang ekonomi yang semata-mata mengejar keuntungan.

            Media Humas (PR Media) adalah segala bentuk media (sarana/saluran/channel) yang digunakan praktisi humas dalam pekerjaannya dengan tujuan publikasi yang luas agar produk atau jasa yang humas pasarkan lebih dikenal oleh masyarakat. Media humas bersifat lebih kepada publikasi dan komunikasi. Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam kemitraannya dengan media pers (cetak atau elektronik) --dikenal dengan media relations (hubungan media) atau press relations (hubungan pers).

1.    Tujuan Media Humas

·         Promosi & tingkatkan pemasaran

·         Komunikasi berkesinambungan.

·         Tingkatkan kepercayaan publik.

·         Tingkatkan citra perusahaan/organisasi

2.    Jenis Media Humas

·         Media Cetak (jurnal inhouse, surat kabar, majalah, dll)

·         Online Media (website, blog, media sosial, email, dll)

·         Broadcasting Media (radio, televisi, dll)

·         Special Event (seminar, workshops..dll)

·         Outdoor Media - Media Luar Ruang (spanduk, papan reklame, poster, dll)

3.    Pemilihan Media

a.    Radio

Plus : penyampaian gagasan sederhana dan langsung, teks luwes (mudah dikoreksi), punya publik khusus;

Minus : dialog dan materi kurang variasi, fakta tak bisa dibeberkan lengkap, melelahkan (suara dan waktu terbatas), hanya bisa didengarkan sekali.

b.    Siaran televisi

Plus : jangkau masyarakat luas, audio visual;

Minus : biaya mahal, komunikasi satu arah, siaran cepat, daya beli mahal.

c.    Surat kabar

Plus : menjangkau semua lapisan masyarakat, murah;

Minus: penyampaian berita tergantung penulis (isi sudah benar? mudah dimengerti  dan dicerna awam? dll).

d.    Media Online

Plus: Trending, terutama media sosial & blog, menjangkau seluruh lapisan masyarakat, menjangkau seluruh dunia (internasional), dapat diakses kapan dan di mana saja, terdokumentasi.

Minus: butuh akses internet, SDM bidang media online masih terbatas, butuh keterampilan khusus mengelola & menulis di media online (internet).

2.    Keahlian yang harus dimiliki praktisi humas

Keahlian yang harus dimiliki praktisi humas ata staf public relations (PR) utamanya keterampilan komunikasi lisan (public speaking) dan komunikasi tulisan (menulis). Berikut ini keahlian yang harus dimiliki praktisi humas menurut Cutlip, Centre, dan Broom dalam Effective Public Relations dalam Komunikasi Antar Pribadi karya Dra. Yusriah Nasution, M.Pd.

1.    Writing (Menulis)

Menulis adalah keahlian utama yang harus dimiliki seorang praktisi humas atau petugas PR. Bukan sekadar tulis-menulis sembarangan; tulisan harus memuat unsur "green journalism". Tulisan yang biasa dibuat oleh seorang petugas PR bentuknya sebagai siaran berita atau rilis pers (press release), "surat berita "(newsletter), korespondensi, laporan, buklet, naskah pidato, naskah radio dan TV, skrip film, artikel majalah dan buletin, informasi produk, dan sebagainya.

2.    Editting (Mengedit)

Memeriksa komunikasi internal dan eksternal dalam bentuk publikasi.

3.    Media Relations (Hubungan dengan Media)

Hubungan dengan media, memberikan informasi, menanggapi permintaan informasi.

4.    Special Events (Kejadian khusus)

Merancang dan menangani konferensi pres, pameran, open house, perayaan ulang tahun perusahaan, pengumpulan dana, konteks, penghargaan, dan sebagainya.

5.    Speaking (Berbicara)

Berbicara mewakili organisasi atau merancang penampilan orang lain dihadapan publik.

6.    Production (Produksi)

Berkomunikasi dengan menggunakan keterampilan dan pengetahuan tentang multi media; termasuk seni fotografi, layout brosur,buklet, iklan institusional, publikasi periodikal, rekaman dan audit suara serta video tape, presentasi audio visual, dan lain-lain.

7.    Research (Penelitian)

Mengumpulkan informasi sehingga memudahkan organisasi untuk merencanakan program sesuai kebutuhan publik, monitoring efektivitas program Humas selama pelaksanaan dan evaluasi dampaknya.

8.    Programming & Counselling

Program dan bimbingan yang menentukan kebutuhan, prioritas, tujuaj, publik, sasaran dan strategi, bekerja sama dengan manajemen atau klien untuk proses pemecahan masalah.

9.    Training

Melatih atau bekerja sama dengan wakil-wakil organisasi untuk membuat persiapan menghadapi media, presentasi dan pemunculan publik lainnya.

10.  Management

Kegiatan administrasi operasi fungsi Humas, personalia, keuangan dan program.

Humas Internal

Kegiatan  humas internal  merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti  karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya

Melalui kegiatan humas internal   diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.

Humas Internal berfokus pada hubungan dengan karyawan/pegawai perusahaan, dan terutama aspek-aspek manusiawi.

Tingkat efektivitas dari Humas Internal dipengaruhi oleh :

v  Keterbukaan pihak manajemen
v  Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai
v  Keberadaan seorang manajer komunikasi yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, namun jg didukung oleh sumber-sumber daya teknis yang modern

Kegunaan Humas Internal

Ø  Penjelasan kebijakan perusahaan & menampung keluhan-keluhan

Ø  Memelihara keterbukaan pemaparan laporan dan pembukuan tahunan

Ø  Perombakan Personalia

Ø  Penjelasan teknologi baru

Ø  Peningkatan keselamatan kerja

Ø  Penyampaian berita personallia

Ø  Paparan struktur manajemen

Ø  Sosialisasi penerbitan saham

Ø  Kesejahteraan pegawai

Ø  Humas internasional

Ø  Sosilisasi peraturan

Ø  Penyambung “lidah”

Ø  Umpan balik

Media Humas Internal

·         Jurnal Internal

Publikasi atau terbitan yang didistribusikan kepada anggota atau khalayak pendukung dari suatu organisasi

Jurnal diartikan secara luas sebagai bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur.

Bentuk-bentuknya :

v  Majalah

v  Koran

v  Newsletter

Nawala (bahasa Inggris: Newsletter) merupakan alat komunikasi yang digunakan seorang humas dalam memberikan informasi mengenaiperusahaan, baik menyangkut produk yang dihasilkan, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu publiknya dalam berhubungan dengan urusan bisnisnya.

·   Untuk menyebarkan informasi dan menarik perhatian publik internal dan eksternal terkait keberlangsungan organisasi.

·   Upaya perusahaan untuk membangun dan menjaga hubungan baik dengan khalayaknya.

·   Membuat publik familier dengan perusahaan tersebut dan selanjutnya selalu ingin untuk mengetahui aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.

·   Untuk menunjukkan niat baik dari pihak manajemen organisasi.

v   Majalah dinding

·         Papan Pengumuman

·         Kaset Video Dan Cctv (Close Circuit Television)

·         Stasiun Radio Sendiri

·         Jaringan Telepon Internal

·         Kotak Saran

·         Siaran Umum

·         Obrolan Langsung

·         Dewan Pekerja

·         Presentasi Video Atau Slide

·         Literatur Pengenalan/Informasi

·         Konferensi Staf Dan Rapat Dinas

·         Inspeksi Pimpinan

Inspeksi adalah merupakan proses observasi dengan menggunakan mata.

·         Acara Kekeluargaan

·         Klub Sosial

Humas External

Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.

Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.

Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar bagi produksinya, memperkenalkan produksinya kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat.

Kegiatan Eksternal Public Relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing  dan lain sebagainya

Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi/ perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya.

Media-Media Humas Eksternal

·         Jurnal Eksternal

·         Media Audio-visual

·         Literatur Edukatif ( bisa dalam bentuk Laporan, Majalah, Surat Kabar)

·         Komunikasi Lisan

·         Pameran

·         Seminar

·         Sponsor